Cara Membuat Mail Merge Di Ms Word Memakai Data Excel Untuk Label Ajakan Dan Surat Masal

Mail merge yakni salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word baik microsoft word 2007, 2010, ms word 2013 maupun word 2016.

Jika anda pemula anda mungkin akan seditit bertanya perihal mail merge ini, sebab saya pun dulu dikala pertama kali mengenalnya sempat sedikit galau apa itu mail merge dan apa fungsinya, tetapi setelah mencoba fungsinya baru paham ternyata fungsi mail merge itu sungguh luar biasa.

Mail merge (memadukan surat) merupakan suatu fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat masal atau surat yang mau ditujukan terhadap nama dan alamat berlainan dalam jumlah yang banyak dengan sungguh gampang dan cepat.

Untuk mengerti mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk membuat surat ajakan rapat yang mesti anda bagikan ke 100 orang semoga mereka bisa menghadiri rapat.

Tentu saja meskipun isi surat sama, nama dan alamat surat niscaya berlawanan betul !,


Ketika membuat surat seperti itu, maka ada banyak alternatif cara menjadikannya diantaranya:

  1. Membuat satu lembar surat pada dokumen microsoft word, lalu print satu kali-satu kali, setiap kali sebelum diprint ganti nama dan alamat surat sesuai dengan nama permintaan.
  2. Membuat surat dengan jumlah lembar dokumen ms word sesuai dengan jumlah permintaan rapat dimana setiap satu lembar surat sudah dimasukkan nama dan alamat permintaan.

Cara di atas tentu saja kurang efektif, sebab pengerjaannya akan mengkonsumsi waktu dan tenaga, jikalau 1, 2, 3 surat mungkin akan mudah, tetapi bagaimana bila 100 atau 1000 surat, pasti akan repot kita,

Nah cara terbaik yang paling simpel dan gampang yakni dengan memanfaatkan fitur mail merge.

Dengan memakai mail merge menciptakan surat masal mirip itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja yaitu:
  1. Membuat 1 lembar surat
  2. Menyediakan daftar nama dan alamat seruan, data bisa dibuat memakai table microsoft word atau menggunakan ms excel.
  3. Mengaitkan surat dengan data seruan
  4. Print Surat, secara sekaligus.
Dengan memakai mail merge, walaupun surat yang dibuat cuma di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data ajakan  yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan memiliki nama dan alamat ajakan berlainan-beda sesuai dengan data nama permintaan.

Oh ya, selain membuat surat undangan masal, mail merge juga banyak dipakai ketika kita ingin menciptakan label permintaan biar pembuatan label usul lebih singkat dan rapi.

Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label usul dan surat masal

Langkah-langkah memakai mail merge untuk menciptakan surat masal dengan memakai sumber data dari microsoft excel yaitu sebagai berikut:

Langkah # 1: Siapkan data Excel

Langkah pertama yang harus anda lakukan yaitu merencanakan data yang berisi nama dan alamat di microsoft excel.

a. Buka microsoft excel

b. Buat Daftar nama dan alamat seperti terlihat pada gambar di bawah ini:
Mail merge adalah salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal


c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya jangan sampai lupa, file excel yang berisi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word, jangan lupa juga mungkin data excel anda akan memiliki kegunaan di kemudian hari jadi simpan baik-baik.

Langkah #2: Buat Surat di MS Word

Selanjutnya sehabis anda mempersiapkan data di ms excel ialah membuat surat di microsoft word, sebagai acuan kurang lebih kelihatan seperti gambar di bawah ini:

Surat di atas, isi surat sama namun nama dan alamat akan berbeda sesuai terhadap siapa surat akan ditujukan,

Oleh alasannya adalah itu untuk nama dan untuk alamat kita akan ambil datanya dari microsoft excel dihubungkan dengan menggunakan fitur mail merge.

Langkah #3: Aktifkan Fitur mail merge

Setelah anda mempersiapkan data nama ajakan dan menyiapkan format suat, selanjutnya yakni menghubungkan surat di ms word dan data di microsoft excel menggunakan mail merge.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Buka surat anda di microsoft word.

b. Pilih hidangan Mailing > mail merge > leters

Mail merge adalah salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal


c. Setelah itu Pilih menu Mailing > Select Recipients >Use existing List...



d. Kemudian pilih file excel yang berisi data nama seruan yang telah anda siapkan sebelumnya


Misal nama file excel yang saya gunakan namanya yaitu data pegawai.xlsx, kemudian tekan open.
 Kemudian pilih Sheet$1, alasannya kebetulan data pegawai sebelumnya yang saya buat di excel ada di sheet$1, kemudian OK.

e. Selanjutnya Arahkan kursor di bab yang ingin diisi dengan data dari excel,
Untuk kasus ini adalah data nama dan alamat yang ingin di undang.



Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah goresan pena Kepada Yth, hapus jikalau ada goresan pena disana, lalu pilih sajian Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga muncul  <>
Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah goresan pena Di, hapus goresan pena disana kalau ada, lalu pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan timbul  <>
Sehingga akibatnya kelihatan mirip gambar di bawah ini:

acuan mail merge.


Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah berhasil.

Langkah #4: Cetak / Print Surat Undangan

Jika proses di atas selesai dijalankan, langkah selanjutnya adalah mencetak surat ajakan mail merge.

Untuk mencetak surat usul yang memakai mail merge caranya yakni sebagai berikut:

Cara 1:
Pilih menu Mailing > Finish & Merge > Edit perorangan document.


Maka akan terbuka dokumen baru yang berisi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat penerima berlainan-beda, anda bisa mengeditnya kalau diharapkan.

Anda mampu melakukan print disana dengan menentukan sajian File > Print.

Cara 2:
Cara kedua untuk mencetak dokumen mail merge yaitu lewat hidangan Mailing > Finish & Merge > Print Documents...

Pilih pilihan yang tersedia;
  • All, untuk mencetak seluruh dokumen surat
  • Current Record, mencetak halaman dimana kursor berada.
  • From.... to...., mencetak halaman tertentu

Menurut aku untuk print dokumen mail merge, lebih baik menentukan cara 1, biar dokumen yang ingin diprint mampu terkontrol.

Oh ya, selain membuat surat ajakan masal, mail merge juga banyak digunakan dikala kita ingin menciptakan label usul semoga pengerjaan label usul lebih cepat dan rapi.

Itulah mengenai Cara Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label undangan dan surat masal

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Aturan Dan Cara Penomoran Bagian Dan Sub Bab Pada Skripsi Yang Benar

Gambar
Di postingan sebelumnya bahwasanya aku sudah menghidangkan artikel wacana aturan cara penomoran halaman untuk karya ilmiah , masih membahas hal yang sama, namun lebih spesifik, di postingan kali ini saya akan menguraikan bagaimana aturan dan cara penomoran bagian dan sub bagian dalam pembuatan karya ilmiah seperti skripsi, makalah dan karya ilmiah yang lain. Aturan dan cara penomoran ini saya pikir perlu di uraikan dikarenakan pada prakteknya banyak orang yang lupa atau belum tau bagaimana hukum dan cara penomoran pada pembuatan karya tulis ilmiah. Pembuatan karya ilmiah memang tidak asal pilih, selain isi yang disajikan harus bersifat keilmuan, juga dalam pembuatannya pun ada aturan dan kriteria khusus yang mesti dijadikan referensi, sehingga karya ilmiah yang dibentuk benar dan sesuai dengan tolok ukur yang sudah diputuskan. Salah satu yang mesti diperhatikan yaitu hukum penomoran. di karya ilmiah aturan penomoran memiliki patokan tersendiri, tidak seperti pengerjaan do...
Baca selengkapnya

Hukum Margin, Kertas, Font Untuk Karya Tulis Ilmiah Yang Benar (Makalah Skripsi, Thesis Dll)

Gambar
Membuat karya ilmiah seperti contohnya skripsi, makalah, tesis dan karya ilmiah lainnya tentu tidaklah sembarang pilih, ada hukum-aturan yang harus diikuti, sebab karya ilmiah merupakan karya tulis yang sifatnya formal. Ada banyak sekali aturan yang mesti dibarengi dikala ingin membuat karya ilmiah, dari mulai ukuran kertas, jenis kertas, margin yang mesti dipakai, penomoran, penulisan bagian, font yang mesti dipilih dan komponen-bagian yang lain. Walaupun sebetulnya hukum penulisan karya ilmiah itu gampang, namun seringkali ketika ingin menciptakan karya ilmiah kita sering lupa aturan-hukum penulisan karya ilmiah tersebut, itu karena kita jarang bergelut dalam pembuatan karya ilmiah. Salah satu pola contohnya untuk kalangan mahasiswa aturan penulisan karya ilmiah gres dipelajari saat ingin membuat skripsi, begitu pula untuk peran-peran siswa, hukum penulisan umumnya akan dipelajari ketika mereka ada tugas membuat karya ilmiah seperti makalah atau laporan-laporan formal lainnya. ...
Baca selengkapnya

Ukuran Keretas Hvs (F4, A4, A5, A2, B5) Dalam Inchi Dan Cm (Centimeter)

Gambar
Di artikel kali ini saya akan menguraikan mengenai ukuran keretas HVS  (F4, A4, A5, A2, B5) dalam inchi dan cm . Berbicara perihal kertas, mungkin anda sering mengenal perumpamaan HVS, dikala kata tersebut terdengar yang terbayang dibenak pertama kali kemungkinan berupa keretas putih yang sering dipakai untuk mencetak / print atau fotocopy. HVS yaitu singkatan dari Houtvrij Schrijfpapier (bahasa Belanda), yang artinya kertas tulis bebas serat kayu. Kertas jenis HVS ini memang bebas dari serat kayu karena  dibuat dari pulp (bubur kertas) yang tidak mengandung lignin (perekat antar serat di dalam pohon), sehingga tidak gampang berubah warna (menjadi kekuningan) bila ditaruh di bawah sinar matahari atau sinar lampu. Oh ya itu cuma sekilas saja mengenai HVS barangkali anda belum tahu :D, di artikel ini bukan perihal HVS nya yang mau aku diskusikan namun tentang ukuran keretas HVS. Di pasaran dikala ini ada aneka macam ukuran keretas HVS yang siap dipakai, bahkan bukan cuma ukuran ...
Baca selengkapnya