Cara Menciptakan Mail Merge Di Ms Word Memakai Data Excel Untuk Label Permintaan Dan Surat Masal

Mail merge ialah salah satu fitur yang ditawarkan oleh hampir semua model microsoft word baik microsoft word 2007, 2010, ms word 2013 maupun word 2016.

Jika anda pemula anda mungkin akan seditit mengajukan pertanyaan tentang mail merge ini, sebab saya pun dahulu saat pertama kali mengenalnya sempat sedikit gundah apa itu mail merge dan apa fungsinya, namun sehabis menjajal fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sungguh hebat.

Mail merge (menggabungkan surat) merupakan suatu fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk menciptakan surat masal atau surat yang hendak ditujukan terhadap nama dan alamat berlawanan dalam jumlah yang banyak dengan sungguh gampang dan cepat.

Untuk mengetahui mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk menciptakan surat usul rapat yang mesti anda bagikan ke 100 orang biar mereka mampu menghadiri rapat.

Tentu saja walaupun isi surat sama, nama dan alamat surat pasti berlainan betul !,


Ketika menciptakan surat seperti itu, maka ada banyak alternatif cara membuatnya diantaranya:

  1. Membuat satu lembar surat pada dokumen microsoft word, lalu print satu kali-satu kali, setiap kali sebelum diprint ganti nama dan alamat surat sesuai dengan nama undangan.
  2. Membuat surat dengan jumlah lembar dokumen ms word sesuai dengan jumlah seruan rapat dimana setiap satu lembar surat sudah dimasukkan nama dan alamat ajakan.

Cara di atas tentu saja kurang efektif, alasannya pengerjaannya akan memakan waktu dan tenaga, bila 1, 2, 3 surat mungkin akan gampang, tetapi bagaimana kalau 100 atau 1000 surat, pasti akan repot kita,

Nah cara terbaik yang paling simpel dan gampang ialah dengan memanfaatkan fitur mail merge.

Dengan memakai mail merge membuat surat masal mirip itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja adalah:
  1. Membuat 1 lembar surat
  2. Menyediakan daftar nama dan alamat usul, data mampu dibuat menggunakan table microsoft word atau memakai ms excel.
  3. Mengaitkan surat dengan data undangan
  4. Print Surat, secara sekaligus.
Dengan memakai mail merge, walaupun surat yang dibentuk hanya di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data seruan  yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan memiliki nama dan alamat usul berlainan-beda sesuai dengan data nama usul.

Oh ya, selain menciptakan surat seruan masal, mail merge juga banyak dipakai ketika kita ingin menciptakan label undangan biar pengerjaan label ajakan lebih singkat dan rapi.

Cara Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label permintaan dan surat masal

Langkah-langkah memakai mail merge untuk membuat surat masal dengan memakai sumber data dari microsoft excel ialah sebagai berikut:

Langkah # 1: Siapkan data Excel

Langkah pertama yang mesti anda lakukan yaitu mempersiapkan data yang berisi nama dan alamat di microsoft excel.

a. Buka microsoft excel

b. Buat Daftar nama dan alamat mirip tampakpada gambar di bawah ini:
Mail merge adalah salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal


c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya jangan hingga lupa, file excel yang berisi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word, jangan lupa juga mungkin data excel anda akan berguna di kemudian hari jadi simpan baik-baik.

Langkah #2: Buat Surat di MS Word

Selanjutnya sesudah anda merencanakan data di ms excel adalah menciptakan surat di microsoft word, sebagai pola kurang lebih kelihatan mirip gambar di bawah ini:

Surat di atas, isi surat sama namun nama dan alamat akan berlawanan sesuai terhadap siapa surat akan ditujukan,

Oleh alasannya itu untuk nama dan untuk alamat kita akan ambil datanya dari microsoft excel dihubungkan dengan memakai fitur mail merge.

Langkah #3: Aktifkan Fitur mail merge

Setelah anda menyiapkan data nama seruan dan merencanakan format suat, berikutnya yaitu menghubungkan surat di ms word dan data di microsoft excel memakai mail merge.

Langkah-langkahnya selaku berikut:

a. Buka surat anda di microsoft word.

b. Pilih menu Mailing > mail merge > leters

Mail merge adalah salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal


c. Setelah itu Pilih hidangan Mailing > Select Recipients >Use existing List...



d. Kemudian pilih file excel yang berisi data nama ajakan yang sudah anda siapkan sebelumnya


Misal nama file excel yang saya gunakan namanya adalah data pegawai.xlsx, kemudian tekan open.
 Kemudian pilih Sheet$1, alasannya kebetulan data pegawai sebelumnya yang saya buat di excel ada di sheet$1, kemudian OK.

e. Selanjutnya Arahkan kursor di bagian yang ingin diisi dengan data dari excel,
Untuk kasus ini yaitu data nama dan alamat yang ingin di undang.



Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah tulisan Kepada Yth, hapus kalau ada goresan pena disana, kemudian pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga timbul  <>
Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah tulisan Di, hapus goresan pena disana jikalau ada, kemudian pilih hidangan Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan timbul  <>
Sehingga balasannya kelihatan seperti gambar di bawah ini:

teladan mail merge.


Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah sukses.

Langkah #4: Cetak / Print Surat Undangan

Jika proses di atas final dilakukan, langkah berikutnya yakni mencetak surat permintaan mail merge.

Untuk mencetak surat usul yang menggunakan mail merge caranya yaitu sebagai berikut:

Cara 1:
Pilih menu Mailing > Finish & Merge > Edit individual document.


Maka akan terbuka dokumen gres yang berisi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat peserta berlawanan-beda, anda mampu mengeditnya jikalau diharapkan.

Anda mampu melakukan print disana dengan menentukan hidangan File > Print.

Cara 2:
Cara kedua untuk mencetak dokumen mail merge yakni lewat menu Mailing > Finish & Merge > Print Documents...

Pilih pilihan yang tersedia;
  • All, untuk mencetak seluruh dokumen surat
  • Current Record, mencetak halaman dimana kursor berada.
  • From.... to...., mencetak halaman tertentu

Menurut saya untuk print dokumen mail merge, lebih baik memilih cara 1, agar dokumen yang ingin diprint dapat terkontrol.

Oh ya, selain menciptakan surat ajakan masal, mail merge juga banyak digunakan saat kita ingin membuat label permintaan agar pengerjaan label seruan lebih cepat dan rapi.

Itulah perihal Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label ajakan dan surat masal

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Aturan Dan Cara Penomoran Bagian Dan Sub Bab Pada Skripsi Yang Benar

Gambar
Di postingan sebelumnya bahwasanya aku sudah menghidangkan artikel wacana aturan cara penomoran halaman untuk karya ilmiah , masih membahas hal yang sama, namun lebih spesifik, di postingan kali ini saya akan menguraikan bagaimana aturan dan cara penomoran bagian dan sub bagian dalam pembuatan karya ilmiah seperti skripsi, makalah dan karya ilmiah yang lain. Aturan dan cara penomoran ini saya pikir perlu di uraikan dikarenakan pada prakteknya banyak orang yang lupa atau belum tau bagaimana hukum dan cara penomoran pada pembuatan karya tulis ilmiah. Pembuatan karya ilmiah memang tidak asal pilih, selain isi yang disajikan harus bersifat keilmuan, juga dalam pembuatannya pun ada aturan dan kriteria khusus yang mesti dijadikan referensi, sehingga karya ilmiah yang dibentuk benar dan sesuai dengan tolok ukur yang sudah diputuskan. Salah satu yang mesti diperhatikan yaitu hukum penomoran. di karya ilmiah aturan penomoran memiliki patokan tersendiri, tidak seperti pengerjaan do...
Baca selengkapnya

Hukum Margin, Kertas, Font Untuk Karya Tulis Ilmiah Yang Benar (Makalah Skripsi, Thesis Dll)

Gambar
Membuat karya ilmiah seperti contohnya skripsi, makalah, tesis dan karya ilmiah lainnya tentu tidaklah sembarang pilih, ada hukum-aturan yang harus diikuti, sebab karya ilmiah merupakan karya tulis yang sifatnya formal. Ada banyak sekali aturan yang mesti dibarengi dikala ingin membuat karya ilmiah, dari mulai ukuran kertas, jenis kertas, margin yang mesti dipakai, penomoran, penulisan bagian, font yang mesti dipilih dan komponen-bagian yang lain. Walaupun sebetulnya hukum penulisan karya ilmiah itu gampang, namun seringkali ketika ingin menciptakan karya ilmiah kita sering lupa aturan-hukum penulisan karya ilmiah tersebut, itu karena kita jarang bergelut dalam pembuatan karya ilmiah. Salah satu pola contohnya untuk kalangan mahasiswa aturan penulisan karya ilmiah gres dipelajari saat ingin membuat skripsi, begitu pula untuk peran-peran siswa, hukum penulisan umumnya akan dipelajari ketika mereka ada tugas membuat karya ilmiah seperti makalah atau laporan-laporan formal lainnya. ...
Baca selengkapnya

Ukuran Keretas Hvs (F4, A4, A5, A2, B5) Dalam Inchi Dan Cm (Centimeter)

Gambar
Di artikel kali ini saya akan menguraikan mengenai ukuran keretas HVS  (F4, A4, A5, A2, B5) dalam inchi dan cm . Berbicara perihal kertas, mungkin anda sering mengenal perumpamaan HVS, dikala kata tersebut terdengar yang terbayang dibenak pertama kali kemungkinan berupa keretas putih yang sering dipakai untuk mencetak / print atau fotocopy. HVS yaitu singkatan dari Houtvrij Schrijfpapier (bahasa Belanda), yang artinya kertas tulis bebas serat kayu. Kertas jenis HVS ini memang bebas dari serat kayu karena  dibuat dari pulp (bubur kertas) yang tidak mengandung lignin (perekat antar serat di dalam pohon), sehingga tidak gampang berubah warna (menjadi kekuningan) bila ditaruh di bawah sinar matahari atau sinar lampu. Oh ya itu cuma sekilas saja mengenai HVS barangkali anda belum tahu :D, di artikel ini bukan perihal HVS nya yang mau aku diskusikan namun tentang ukuran keretas HVS. Di pasaran dikala ini ada aneka macam ukuran keretas HVS yang siap dipakai, bahkan bukan cuma ukuran ...
Baca selengkapnya